Workflow	Zurück zur Homepage
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Man versteht hierunter die Organisation von Arbeitsabläufen mit Hilfe von Computern.
Die Abbildung der organisatorischen Zusammenhänge und das Rollenverhalten der einzelenen Mitarbeiter wurden zunächst in einzelnen Programmen festgeschrieben. Jede Organisationsänderung im Unternehmen verlangte einen Update des Programms. Diese Unflexibilität hat man dann durch modulare Einheiten zu überwinden getrachtet. Die Eigenverantwortung der Menschen an ihrem Arbeitsplatz und in ihre Rolle im Gesamtablauf müssen gestärkt werden. Mit festen Vorgaben ist dies nicht möglich. Das Gegenstück, die völlige Freizügigkeit, führt allerdings zur Anarchie, und die ist unerwünscht.

Definitionen
Auszug aus Computerwoche 19/99
Produktions-Workflow
Hier geht es vor allem um streng strukturierte Formularbearbeitung für immer gleiche Aufgaben und Abläufe. Im Kern wird hier der frühere Papierfluß - etwa Antragsbearbeitung bei Versicherungen - DV-technisch abgebildet und automatisiert.
Administrations-Workflow
Hier wird von der Strenge des Produktions-Workflows etweder dadurch abgewichen, daß während der Laufzeit Änderungen im Ablauf zugelassen werden (etwa bei Sonderprüfungen im Bauamt), oder dadruch, daß Aufgaben wie Reisekostnrechnungen sich automatisch lösen lassen, aaber nur sporadisch auftauchen. Letzteres wird auch als Collaboration Workflow bezeichnet.
Applikations-Workflow
Wesentlich ist hier, daß nicht nur Dokumente von einem Bildschirm zum nächsten zwecks Bearbeitung durch Menschen weitergereicht werden, sondern daß gleichzeitig Anwendungen angestoßen werden., die die Vorgangsbearbeitung übernehmen. Zwar bemühen sich die Hersteller klassischer Workflow-Systeme (Produktions-Workflow), auch Anwendungen einzubinden, doch bislang werden hier eher die Workflow-Komponenten betriebswirtschaftlicher Pakete eingesetzt, da diese für die Definition von Applikationsabläufen konzipiert sind.
Ad-hoc-Workflow und Groupware
Workflow-Fachleute verstehen drunter das Aufsetzen von projektbezogenen Arbeitsabläufen. In den Anwenderunternehmen
wird dabei jedoch hüufig die Produktkategorie EMail/Groupware verstanden, obwohl sie sich grundlegend vom Workflow-Konzept unterscheidet, weil hier Teams und nicht Prozesse als organisatorische Bezugsobjekte fungieren. Tatsächlich zeigt die extensive Verwendung von EMails jedoch, daß hier auf breiter Basis informelle Arbeitsbläufe abgebildet oder geschaffen werden. Die Übernahme des Workflow-Anbieters Onestone druch den Groupware-Spezialisten Lotus deutet darauf hin, daß die beiden Bereiche zunehmend verschmelzen.
Siehe auch CW-Studie: Workflow für das nächste Jahrtausend, Computerwoche 19/99, Seiten 9 und 10

Informationsdienst Wissenschaft (idw) - Pressemitteilung
Fraunhofer-Institut für Software- und Systemtechnik ISST, 09.08.1999
Praxisbericht erschienen: Verbesserung von Geschäftsprozessen mit Workflow-Management-Systemen
Workflow-Management-Systeme organisieren die Schreibtischarbeit in Unternehmen. Einzelne Geschäftsvorgänge lassen sich dank Arbeitsteilung an vernetzten Computern effizienter abwickeln. (siehe "Stichwort"). Im praktischen Einsatz verlangen solche Systeme jedoch tiefgreifende Einschnitte in die Arbeitsorganisation und die Unternehmenskultur der einzelnen Betriebe. Daher muß man bei der Einführung von Workflow-Management-Systemen die Vorteile gegen die möglichen Nachteile sorgfältig abwägen. Dazu ist jetzt ein Praxisbericht erschienen.
In der Reihe "Verbesserung von Geschäftsprozessen mit flexiblen Workflow-Management-Systemen" hat jetzt das Herausgeberteam Thomas Herrmann, August-Wilhelm Scheer und Herbert Weber praxisnahe Erfahrungsberichte unter dem Titel "Erfahrungen mit Implementierung, Probebetrieb und Nutzung von Workflow-Management-Anwendungen" veröffentlicht. Sechs Beiträge behandeln die Mitarbeiterorientierung, die Organisationsentwicklung und die Technikgestaltung.
Ein Kapitel befaßt sich beispielsweise mit dem Kernstück aller Workflow-Management-Systeme, der Verteilung von Arbeitsaufträgen. Es erzählt, welche Merkmale die Verteilung beschreiben, welche Anforderungen an flexible Verfahrensweisen der Arbeitsverteilung gestellt werden müssen und welche heute in der Praxis realisiert sind. Ein anderes Kapitel beschäftigt sich mit Fragestellungen des Datenschutzes, da sich bei vielen Workflow-Management-Systemen personenbezogene Daten zum Zweck der Leistungs- und Verhaltenskontrolle mißbrauchen lassen.
Die vorliegende Publikation ist im Rahmend des Projektes »Verbesserung von Geschäftsprozessen mit flexiblenWorkflow- Management-Systemen (MOVE)« entstanden. Hier arbeitet das Fraunhofer-Institut für Software- und Systemtechnik, Berlin und Dortmund, gemeinsam mit den Universitäten Dortmund und Saarbrücken sowie mit einigen Wirtschaftsunternehmen
zusammen mit dem Ziel, auch wenig strukturierte Geschäftsvorgänge mit Workflow- Management-Systemen effektiver und rationeller zu organisieren.
Das Projekt MOVE wird seine gesamten Ergebnisse auf einem öffentlichen Kongreß am 3. November 1999 in Dortmund vorstellen.
Herrmann, T.; Scheer, A.-W.; Weber, H. (Hrsg.):
Verbesserung von Geschäftsprozessen mit flexiblen Workflow-Management-Systemen Bd. 3:
Erfahrungen mit Implementierung, Probebetrieb und Nutzung von Workflow-Management-Anwendungen
ISBN: 3-7908-1224-2  DM 78,- Heidelberg, Physica-Verlag
Stichwort: Workflow Management
Workflow: Geschäftsablauf
Workflow Management: Vorgang, der Geschäftsabläufe mit dem Ziel strukturiert und optimiert, ein Workflow-Management- System einzuführen. Workflow-Management-System: Computerprogramm, das Geschäftsabläufe kooordiniert, steuert und den rei-bungslosen Ablauf überwacht.
Viele Tätigkeiten an den Schreibtischen in eines Betriebes oder einer Verwaltung folgen festen Vorgehensweisen. Vorgänge wie die Annahme von Kundenaufträgen oder die Bearbeitung von Kreditanträgen, die Abrechnung von Reisekosten oder die Fertigstellung eines Lieferauftrages sind den Sachbearbeitern bestens vertraut und erledigen sich fast wie von selbst. Untereinander spricht man von Routine oder vom »Schema F«, während die Fachleute, die solche Vorgänge organisieren, von Workflow, von Geschäftsabläufen, reden.
Im Workflow Management will man solche Arbeitsabläufe verbessern, optimieren. Dazu muß man sie analysieren und bis in die kleinen wiederkehrenden Arbeitsschritte hinein strukturieren - und gleichzeitig Sicherheitsmaßnahmen entwickeln, daß jeder Vorgang, wie zum Beispiel der Kundenauftrag, von der Annahme über die Bearbeitung bis hin zur Rechnungsstellung auch tatsächlich alle notwendigen Stationen durchläuft und nicht auf der Strecke bleibt. Anschließend kann man sich überlegen, wie diese Abläufe optimiert, vereinfacht werden können. Häufig wirft man Verwaltungen vor, sie arbeiteten nach dem »Peter-Prinzip«: Was ein Sachbearbeiter erledigen kann, schaffen auch zwei - nur komplizierter. Ist das Workflow Management in einem Betrieb erstmal eingeführt, ist damit Schluß. Denn Ziel des Workflow Managements ist, eine Computersoftware zu entwickeln, die die Aufträge nach ihrem jeweiligen Bearbeitungsstand analysiert und den zuständigen Sachbearbeitern in den entsprechenden Abteilungen elektronisch zusendet.
Mit den Vorgängen bekommen die Sachbearbeiter gleichzeitig alle notwendigen Computerprogramme mitgeschickt, die sie zur Erledigung ihrer Aufgaben brauchen. Kritiker des Workflow- Management-Systems sprechen von der Einführung des Fließbandes in der Verwaltung. Tatsächlich ähnelt das Workflow-Management-System eher einer intelligenten Rohrpost, die weiß, welche Formulare zu einem Vorgang noch ausgefüllt werden müssen und die deshalb die zu bearbeitende Akte dem Sachbearbeiter zuschickt - nebst Bearbeitungswerkzeug, sprich: einem Kugelschreiber.
Das eigentliche Problem liegt woanders, nämlich in der Strukturierung der Verwaltungstätigkeiten. In der Realität lassen sich für sie oft keine festen, modellhaften Abläufe ohne Änderungen und Abweichungen finden. Jeder konkrete Fall ist anders gelagert und erfordert spezielle Dispositions- und Entscheidungsspielräume. Sei es, daß sich ein Formular geändert hat oder eine Bearbeitungsvorschrift, eine rechtliche Grundlage oder ein Ermessensspielraum. Wegen solcher Unwägbarkeiten versucht man, die Workflow-Management-Systeme flexibel und auf zukünftige Entwicklungen der Unternehmen und Verwaltungen hin offen zu halten. Gemeinsam mit solch kompetenten Partnern wie der Deutschen Telekom, dem Kurier-Expressdienstleister DHL Worldwide Express, Zeiss und den R+V Versicherungen entwickelt das Fraunhofer-Institut für Software- und Systemtechnik ISST im BMBF-geförderten Projekt MOVE (Verbesserung von Geschäftsprozessen mit flexiblen Workflow-Management-Systemen) entsprechende Methoden und Konzepte zur computerunterstützten Planung und Ausführung von Geschäftsprozessen.
Das Fraunhofer-Institut für Software- und Systemtechnik ISST
Das Fraunhofer ISST wurde 1992 von der Fraunhofer-Gesellschaft e. V.gegründet. Es hat seinen Hauptsitz in Berlin und eine Außenstelle in Dortmund. Das Institut beschäftigt sich mit der Konzeption, der Realisierung, der Einführung und dem Betrieb von langlebigen, evolutionsfähigen Informations- und Kommunikations-Infrastrukturen. Für diesen Zweck entwickelt das Fraunhofer ISST innovative Konzepte, Techniken und Verfahren des Software- und System-Engineering.
Fraunhofer-Institut für Software- und Systemtechnik ISST
Presse- und Öffentlichkeitsarbeit
Dr. Uwe Springfeld, Mollstraße , D-10178 Berlin
Telefon +49 (0) 30/2 43 06-2 00
Telefax +49 (0) 30/2 43 06-1 99
E-Mail uwe.springfeld@isst.fhg.de
Internet: http://www.isst.fhg.de
Weitere Informationen finden Sie unter:
http://www.isst.fhg.de
http://www.do.isst.fhg.de/move

Informationsdienst Wissenschaft (idw) - Pressemitteilung
Fraunhofer-Institut für Software- und Systemtechnik ISST, 05.10.1999
Workflow-Management: Die Zukunft der Büroarbeit
Pessimisten sehen in Workflow-Management-Systemen die Einführung der Fließbandarbeit in die Verwaltung. Optimisten sprechen von einer intelligenten Rohrpost per vernetzte Computer, die automatisch die aktuell zu erledigenden Arbeitsaufträge wie das Ausstellen einer Rechnung an den entsprechenden Sachbearbeiter sendet - inklusive des notwendigen Computer- programms. Vermeintliche Realisten sagen, daß bislang kein rundum zufriedenstellendes Workflow-Management-System
entwickelt werden konnte. Wissenschaftler des Fraunhofer-Instituts für Software- und Systemtechnik, Berlin und Dortmund, haben jetzt Workflow-Management-Systeme erfolgreich in der Praxis getestet. Ihr Geheimnis: Das Know-how der Unternehmensmitarbeiter.
Das Problem mit Workflow-Management-Systemen ist offensichtlich: Da sich von Unternehmen zu Unternehmen die Geschäftsabläufe nur ähneln, aber nicht identisch sind, muß man kommerzielle Lösungen auf den jeweiligen Kunden hin individuell konfigurieren und einrichten. Als einer der ersten Schritte erstellen die Spezialisten ein Modell, das verschiedene Ablaufdaten im Unternehmen erhebt und die jeweiligen Geschäftsabläufe modelliert. Im Gegensatz zu herkömmlichen Verfahren der Modellbildung verfolgen die Fraunhofer-Wissenschaftler einen kooperativen Ansatz. Sie betrachten die Unternehmens- mitarbeiter als "Experten der Praxis" und binden sie direkt in die Datenerhebung und Vorgangsmodellierung ein. In einem zweiten Schritt entwickeln die ISST-Wissenschaftler einen Software-Prototypen, der wiederum von den Experten der Praxis getestet und auf deren Anregung hin verbessert wird.
Durch solch ein zyklisches Verfahren ist die Einführung konkreter Workflow-Management-Systeme in der Praxis gelungen. Quasi als Dreingabe des Verfahrens entdeckten die Fraunhofer-Wissenschaftler dabei gleichzeitig versteckte Verbesserungspotentiale und haben auch Optimierungsvorschläge der Unternehmensmitarbeiter gleich in das System mit eingearbeitet. Auf diese Weise konnten die entwickelten Workflow-Management-Anwendungen alle strategischen Ziele erfüllen, die sich Unternehmen von der Einführung von Workflow-Management-Systemen versprechen: Verringerung der Durchlaufzeiten, Erhöhung der Transparenz der Abläufe und Senkung der Betriebskosten.  Die Ergebnisse ihrer Arbeiten stellen die Fraunhofer-Wissenschaftler am 3. November auf dem MOVE-Kongress '99 in Dortmund vor:
"Workflow für das lernende Unternehmen - Konzepte, Bausteine, Perspektiven"
Darüber hinaus kann man die Ergebnisse im dritten Move-Band nachlesen:
Herrmann, T.; Scheer, A.-W.; Weber, H. (Hrsg.):
Verbesserung von Geschäftsprozessen mit flexiblen Workflow-Management-Systemen Bd. 3:
Erfahrungen mit Implementierung, Probebetrieb und Nutzung von Workflow-Management-Anwendungen
ISBN: 3-7908-1224-2 , DM 78,- DM, Heidelberg, Physica-Verlag
Ansprechpartner:
Fraunhofer-Institut für Software- und Systemtechnik ISST
Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, Dr. Uwe Springfeld
Mollstr. 1, 10961 Berlin
Tel.: 030/2 43 06-200
E-Mail: uwe.springfeld@isst.fhg.de
Weitere Informationen finden Sie unter:
http://www.do.isst.fhg.de/move/

Informationsdienst Wissenschaft (idw) - Pressemitteilung
Universität Dortmund, 03.11.1999
Computer muss vom Kollegen Mensch lernen
"Alles im Fluss" - das ist schon seit den alten Griechen ein lapidarer Hinweis darauf, dass die Dinge irgendwie vorankommen. In den komplexen Strukturen der Arbeit und Dienstleistung ist es damit nicht getan. Das Fachgebiet Informatik und Gesellschaft befasst sich an der Universität Dortmund mit den Schwierigkeiten, Arbeitsflüsse und Geschäftsprozesse mit Computerhilfe optimal zu regulieren.  Am 3. November 1999 findet im Harenberg City-Center, Dortmund, der Kongress des Forschungsverbundes MOVE zum Thema "Workflow für das lernende Unternehmen - Konzepte, Bausteine, Perspektiven" statt. Eine Ausstellung und eine Podiumsdiskussion vertiefen Praxiserfahrungen mit Workflow-Systemen und werfen einen Blick in die Zukunft. Das Projekt ist vom Bundesministerium für Bildung und Forschung unterstützt.
Workflow-Management: Die Zukunft der Büroarbeit
Geschäftsprozesse sind das Herzstück eines jeden Unternehmens. Workflow-Management ist die Technologie, die sie optimiert. Von der Geschwindigkeit, Flexibilität und Effizienz der Geschäftsprozesse und der Bearbeiter hängt der Erfolg von Sach- und Dienstleistungen ab. Aber wie werden Workflow-Management-Projekte zum Erfolg? Welche Hindernisse
und Risiken sind auf dem Weg zur Workflow-Management-Anwendung zu überwinden?
Pessimisten sehen in Workflow-Management-Systemen die Einführung der Fließbandarbeit im Büro. Optimisten sprechen von einer intelligenten Rohrpost in Form vernetzter Computer, die automatisch die aktuell zu erledigenden Arbeitsaufträge wie das Ausstellen einer Rechnung an den entsprechenden Sachbearbeiter sendet - inklusive des notwendigen Computerprogramms.
Vermeintliche Realisten sagen, daß bislang kein rundum zufriedenstellendes Workflow-Management-System entwickelt werden konnte. Damit die Workflow-Anwendung die Geschäftsprozesse optimal unterstützt, soll das Programm auf den Erfahrungen und Anforderungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aufbauen. Das Know-how der Unternehmensmitarbeiter ist ausschlaggebend. Dazu muss zum Beispiel Beteiligung oder Partizipation organisiert werden, aber wie?
"Verbesserung von Geschäftsprozessen mit flexiblen Workflow-Management-Systemen" so lautet der Titel des Forschungsverbundes MOVE. Die beteiligten wissenschaftlichen Kooperationspartner sind: Das Fachgebiet Informatik und Gesellschaft der Universität Dortmund (Koordination), das Fraunhofer Institut für Software und Systemtechnik - ISST in Dortmund, das Institut für Wirtschaftsinformatik der Universität des Saarlandes und mehrere industrielle Anwender.
Der MOVE-Kongress 99 bringt beim Thema Geschäftsprozesse und Workflow Wissenschaft und Praxis zusammen. Vorträge von Prof. Dr.-Ing. Thomas Herrmann (Fachgebiet Informatik und Gesellschaft Universität Dortmund),
Dr. Harald Raetzsch (Universität Klagenfurt), Prof. Dr. Dr. h.c. August-Wilhelm Scheer (Institut für Wirtschaftsinformatik Universität des Saarlandes) und Prof. Dr. Herbert Weber (Fraunhofer Institut-Software- und Systemtechnik) stellen Perspektiven der Geschäftsprozeßoptimierung in der lernenden Organisation dar. Auf dem MOVE-Kongress 99 werden Anleitungen und Hinweise für die Einführung und die Nutzung von Workflow-Management gegeben. Anwender von
Workflow-Management-Systemen aus dem MOVE-Projekt, wie die DHL Worldwide Express, die fischer holding GmbH & Co. KG, oder die Leopold Schäfer GmbH Spedition berichten über Erfahrungen mit der Technik, über Mitarbeiterbeteiligung und über Verbesserungspotentiale. Neben den Highlights aus der Projektarbeit geht der Blick auch in die Zukunft des Geschäftsprozeß-Management: Was kommt nach Workflow-Management? Wie werden Arbeitsabläufe in virtuellen
Unternehmensnetzwerken koordiniert und gesteuert und wie sehen die Workflow-Systeme der Zukunft aus? Wie werden Geschäftsprozesse in der lernenden Organisation unterstützt? Welche Chancen und Risiken ergeben sich aus Sicht der Mitarbeiter? Und welche Rolle spielt Workflow in der Wissensgesellschaft? Dies sind zentrale Themen des Kongresses, die
zusammen mit einer Ausstellung von Demonstrationssoftware das Programm abrunden.
Informationen zum Programm und zur Anmeldung  erhalten Sie im WWW
http://iundg.informatik.uni-dortmund.de/movekongress.html   oder direkt beim
Fachgebiet Informatik und Gesellschaft an der Universität Dortmund,
Tel.: (02 31) 7 55 27 79, Fax: (02 31) 7 55 24 05, eMail:
just@iug.informatik.uni-dortmund.de

Auszug aus c´t Heft 4/2004
Die Innovation ist zurückgekehrt
IBM zeigt die Workplace-Architektur für Unternehmensanwendungen
Die Lotusphere 2004 stand ganz im Zeichen der neuen Workplace-Architektur für Daten und Anwendungen im Unternehmen. Vor einem Jahr gab es vorwiegend Konzepte zu sehen, jetzt hat IBM nutzbaren Code, der greifbare Ergebnisse in naher Zukunft verspricht. Zugleich wurde die Verpflichtung zu Notes und Domino bis zur Version 8 und darüber hinaus erneuert.
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